用Office软件注意事项

  1. 参考文献插入.
  2. 图的插入.
  3. 图和表题注(caption)的插入和引用.
  4. 交叉引用连续编号.
  5. 图表的题注中加(中文)章节编号.
  6. 公式的插入和引用.
  7. 给标题自动编号.
  8. 给pdf文件加标题号.

Tips (实例下载)

  1. 参考文献插入.
    参考文献用Endnote软件插入。如果希望参考文献列表不在最后的话,请用ALT+F9显示宏代码,把“{ ADDIN EN.REFLIST }”移到所需位置。然后再ALT+F9恢复格式。

  2. 图的插入.
    插入图时建议以下步骤:
    • 最简单的方式是在资源管理器中选图片文件然后执行copy;
    • 在word,直接粘贴在相应位置。
    • (一般不建议)这种情况只适合于图片文件常修改情况。把上面的粘帖操作替换为以下操作:在word,点“编辑”/“选择性粘贴”选“文件”和“粘贴链接”。这样word文件不但有图片内容,而且还链接了有关图片。如果,在图片原始图片修改后,可以直接反映到word文件中。
  3. 图和表题注(caption)的插入和引用.
    插入时点菜单的”插入”/“引用”/”题注”;引用时点菜单的”插入”/“引用”/”交叉引用”。下面是一些技巧:

    技巧1:
    • 在文章末尾,一次插入尽可能多的标签。这样下次就无须进行插入操作,而直接修改。在此之后,把所有的标签进行引用。这样在引用时,就可以直接copy这些现成的引用。
    • 把题注顺序更改后,需要选中所有内容。然后右击,选“更新域”。这样就可以自动把所有的编号改正了过来。
    • 如果需要修改caption类型,最简单的是只修改caption的标签名(把"图表1"改为"Figure 1")。然后右击,选“更新域”。这里实际上没有更改标签类型,而只改了标签名。
    • 如果需要修改caption类型,也可以右击caption的编号,选“切换域代码”。这样就出现了标签代码等。这时,可以修改标签名 和类型等。之后需要选中所有内容,然后右击,选“更新域”。
    • (一般不建议方式)如果在题注窗口的”标签”项没有需要的caption名(比如没有Figure),那么点击“新建标签”并创建自己的标签(Figure)。引用时点菜单的”插入”/“引用”/”交叉引用”。如果“引用类型”没有您需要的,就需要重复一下插入题注时的“新建标签”操作。
    技巧2:
    • 如果在默认标签中没有需要的caption名(比如没有Figure)。那么就直接用现有的“标签”。比如,由于没有“Figure”,那就用“图表”。等文件写完后,用上述的修改标签caption类型的技巧,只是把caption标签类型修改为所需的,然后选中所有内容,进行“更新域”就可以了。
    技巧3:
    • 在交叉引用的代码(类似{ REF Ref_xxxxx })中添加\*Charformat,使代码变成{ REF \*Charformat Ref_xxxxx },这样交叉引用的字体与段落文字字体一致
  4. 交叉引用连续编号.
    对于交叉引用连续编号问题,word无法自动实现需要一些技巧。如生成类似“图1和3”,需要以下两个步骤:(1) 按照插入交叉应用的方式插入交叉引用“图1”,然后在其后写上“和”;(2) 以下两种方式可以实现:

    方法1:
    • 使用书签。为题注“图3”的中的“3”建立一个书签(选中“3”,然后点菜单或工具栏中的书签可实现),然后在第一步写的“和”之后,插入“交叉引用”/“书签”即可。
    方法2(自创的技巧):
    • 使用链接。在题注"图3"的位置只拷贝"3",然后粘贴至刚写的"和"之后,但粘贴过程必须是菜单或工具栏中的"选择性粘贴"\"粘贴链接"\"无格式文本"。使用这种方式操作简单,但缺点是,每次打开文件时要提示更新链接。
  5. 图表的题注中加(中文)章节编号.
    在分章节长文件中,如果章节编号为中文(如“一”)的情况,这时图表编号时加章节号就有问题了。 比如第一章的第一个图需要题注为“图1-1”。但由于“第一章”中的字符为“一”,在加上章节编号时所得到的图注编号为“图一-1”。这时有两种方法可以校正该问题:

    方法1(不建议方式):
    • 建立一个新的题注标签“图1-”。同样对于第二章的图建立题注“图2-”。这样的话,在建立图表目录的时候,并不能一次来建立一个包括所有章节图的目录,而需要把每个章节单独建立的目录方在一起。
    方法2:
    • 在章节号中不要用中文自动编号,而用英文自动编号。对于英文的自动编号,可以设成很小的字体,并且颜色为白色(即无色)。但实际章的中文编号用手工加入。

  6. 公式的插入和引用.
    使用mathType。可以在公式右边带编号,并且可以在内容中插入引用公式的编号。千万要注意的是,如果部分带编号的公式是粘贴来的话,在完成有关工作后(比如正式打印前),需要通过Mathtype的"Insert Number"/"Format ..."把所有公式编号格式化一下,否则这部分编号可能有问题

  7. 给标题自动编号.
    在选多级编号时,一定要把各级编号与标题连起来。否则,只改了当前的编号。注意,利用重新进行编号和连续以前编号功能。

  8. 给pdf文件加标题号.
    用acrobat菜单中Tools/Advanced Editing/Text Field Tool给图加文字框。然后到正常模式就可以在文字框填写任何文字。为方便期间,最好在写完后,用pstopdf再用ps2pdf处理这个pdf文件,这样文字框就不能被编辑了。